Секреты проведения успешной конференции

Как организовать профильную конференцию: 5 шагов на пути к успеху

1 Декабря 2017

Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции — все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям.

Есть и те, для кого организация профильных конференций — просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, — способствовать приросту прибыли.

Однако, в чем секрет успеха?

Первый этап подготовки — это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории.

Обратите внимание

Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы.

А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.

Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:

  • четкое планирование;
  • от теории и общих вопросов — к кейсам;
  • от проблем отрасли — к проблемам ее участников;
  • от жесткого сценария — к обсуждениям.

При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут.

В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было.

Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.

На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.

Привлечение спикеров и участников

Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.

Не стоит приглашать и спикеров-теоретиков. Практик всегда может рассказать больше, интереснее и полезнее.

«Эксперты» с институтским знаниями и минимальным практическим опытом не могут дать другим участникам конференции того, чего они от нее ждут.

Хорошие спикеры — это всегда хорошие практики, в их портфолио обычно имеется несколько выдающихся кейсов, опытом создания которых они готовы поделиться с аудиторией.

Важно

А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг. Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее.

Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта — превратить посетителя в потенциального клиента.

Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции.

Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге — ПМЭФ-2017.

По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции — это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.

Еще один оригинальный метод привлечения спикеров — создание роликов, в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.

Выбор и подготовка площадки

На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников.

Чаще всего бизнес-конференция — это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков.

Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.

Совет

Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено — просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа.

Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных.

А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.

Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй — в рамках дизайна полиграфической продукции.

Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.

Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки — все в исправном состоянии и все находится под рукой.

Формирование раздаточного материала

Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть.

Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы.

Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.

Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.

Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены.

Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления.

Обратите внимание

Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, — наличие свободного поля для их собственных пометок и записей.

По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет — буклет или визитка — на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном — один из факторов успеха конференции.

Регистрация участников на самом мероприятии

Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.

В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом.

Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу — это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами.

Обычно место регистрации — это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.

При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.

Источник: https://BeneQuire.ru/infocentr/hi-tech/kak-organizovat-profilnuyu-konferentsiyu-5-shagov-na-puti-k-uspekhu/

Как правильно организовать и провести успешную конференцию

Пожалуй, сейчас уже ни для кого не секрет, что проведение успешных конференций, семинаров и тренингов – это ключ к успеху и процветанию бизнеса.

Как же организовать и провести успешное подобное мероприятие? Попробуем кратко во всем этом разобраться и, по возможности, разложить все по полочкам.

Все мы знаем, что конференция или семинар – это, как правило, многолюдное мероприятие, которое охватывает от нескольких десятков участников до нескольких сотен (в зависимости от размахов бизнеса). А поэтому всех этих людей необходимо удобно разместить. Для этих целей необходимо подобрать подходящий конференц-зал с соответствующим оборудованием и холлом для пребывания участников в перерывах.

Важно

В этом случае мы советуем выбирать конференц-залы в отелях и гостиницах. Подобного ранга гостиничных заведений в больших городах достаточно много, а, выбрав зал у них, вы сразу же убьете двух зайцев – у вас будет возможность разместить здесь приезжих и не тратить средства и время на их доставку к месту проведения мероприятий.

Далее необходимо соответствующим образом оформить зал, позаботившись заранее о наглядной агитации, стендах, транспарантах, униформе, бейджах (об этом, пожалуй, более подробно расскажет статья) и других представительских атрибутах.

Теперь об акустике. Конечно же, в специально сдающихся в аренду для подобных мероприятий конференц-залов все необходимое для обеспечения нормальной слышимости есть, однако в этом необходимо лично убедиться, ведь – хорошая акустика и слышимость, особенно для большой аудитории — это основное в конференции или семинаре.

Подбор ведущего конференции – это тоже немаловажный фактор ее успешности, поскольку хорошо поставленная дикция и профессионализм ведущего в этом плане могут спасти даже самый провальный проект, и, наоборот, отсутствие этих качеств – напрочь похоронить все перспективное.

Перерывы между лекциями и выступлениями должны заполняться с пользой. Вот для чего необходим просторный холл, о котором говорилось выше.

В перерывах гости и участники конференции должны не только общаться между собой на посторонние темы, но всецело обсуждать вопросы по теме мероприятия, а для этого холл необходимо оборудовать различными стендами и рекламно-информационными щитами.

На них можно разместить, например, как текстовую информацию, так различные предметы, скажем, образцы продукции или товара.

Что касается перерывов, то не стоит в этом случае забывать и брейк-кофе и обедах. Если мероприятие проходит в отеле и гостинице, то это все можно заказать по месту в приданном заведению ресторане. Если же этого нет, то отчаиваться е стоит – в наше время работает огромное количество фирм и компаний, занимающихся доставкой всего необходимого в любую точку любого города.

Теперь о приглашении участников и их встрече. Приглашение можно оформлять в письменном виде, оформленном на специальном бланке с соответствующими логотипами и вензелями, можно отправить по электронном почте, а лучше всего – это сделать телефонный звонок, который, как показывает практика, наиболее эффективен в этом случае.

Совет

Если все участники конференции местные – это снимает из организаторов мероприятия уйму проблем, связанных со встречей в аэропорту и на вокзалах, доставку к месту проживания и отправкой домой.

Если же не местные – то тут надо думать о транспорте, что в наше время не очень дешиво.

С целью экономии можно нанять несколько городских трансферов по основных транспортных вокзалах, работники которые могут выполнить и функции своеобразных гидов.

Ну и в завершении конференции – конечно же, подарки и презенты! В этом случае ни в коем случае не стоит дарить гостям и участникам дорогие спиртные напитки и еду (если только они не относятся к теме конференции).

Подарки презенты стоит выбирать в тему мероприятия, они не должны быть громоздкими и в то же время должны быть полезными и заметными в быту.

Поэтому для этих целей практически идеально подойдут оригинальные брелоки, магнитики на холодильник, чашки, кружки, подставки под посуду и многое подобное, на чем будет нанесена символика мероприятия или информация относительно продвигаемого продукта.

Читайте также:  Синдром неудачника: что такое и с чем его едят?

Если вы все сделаете правильно, то успешность вашего мероприятия будет обеспечена, а это в положительном плане отразиться и на дальнейшем развитии вашего бизнеса. Удачи всем на этом нелегком поприще!

Источник: http://news-important.ru/kak-pravilno-organizovat-i-provesti-uspeshnuyu-konferenciyu/

Аудитория у ваших ног: секреты успешного выступления

Виртуозное владение темой, интересный текст доклада, уникальная информация – все это необходимые, но, увы, недостаточные условия для действительно успешного высупления. Как построить свое выступление, поймать и удержать внимание аудитории, рассказывает бизнес-тренер Радислав Гандапас.

Деловая конференция – не передача «Народный артист» и не конкурс «Мисс Вселенная». Здесь не нужно становиться «первым», здесь нужно, чтобы вас запомнили. Каков же рецепт успешного выступления?

С чего начинается… подготовка

Любое дело начинается с подготовки к нему. И здесь самое важное – настрой. Всегда бывает заметно, что докладчику во время выступления хотелось бы, например, быть на море, а не на конференции.

Это не только заметно, но и передается аудитории: ей тоже хочется на море.

Чтобы не допустить подобного «утекания» аудитории на курорты, воспользуйтесь правилами, позволяющими правильно настроить себя с самого начала:

«Это мой шанс!» Во время подготовки просто рассказывайте себе о преимуществах, которые даст это выступление, об открываемых им возможностях.

Даже если вам не светит повышение в должности, скажу по своему опыту, что самые продуктивные знакомства лично я завел, именно участвуя в конференциях.

Обратите внимание

Кроме того, подготовка к докладу позволит вам привести в порядок собственные мысли и выработать новые идеи.

«Вижу себя в свете славы!» Старый психотерапевтический прием, иначе называемый визуализацией.

Время от времени (особенно перед отходом ко сну или сразу после пробуждения) представляйте свое успешное выступление на конференции: вы легко и непринужденно говорите с аудиторией, вас внимательно слушают, улыбаются вашим шуткам, одобрительно кивают. Очень важно, чтобы в этот момент вы отчетливо видели себя.

«Супер!» Просто говорите себе это слово всякий раз, когда вспоминаете о предстоящей конференции.

При подготовке к конференции не забудьте получить у организаторов максимум информации об аудитории. Чем яснее вы будете понимать профессиональный уровень этих людей, уровень их ожиданий от вашего выступления, их общее настроение, тем вернее вам удастся подобрать нужную информацию и отсечь лишнюю.

Далее стоит определиться с тем, что именно вам понадобится для успешного выступления.

Настолько ли вам нужна мультимедийная презентация или можно обойтись флип-чартом (уверяю вас, если вы пойдете против шаблона, это вызовет лишь дополнительный интерес)? Можете ли вы показать небольшое видео или фото, какие-то образцы материалов или продукции – то, что можно пустить по рукам? Все это делает доклад очень увлекательным для слушателей. Хотя и менее академичным.

Зафиксируйте ключевые моменты

Теперь самое время набросать план выступления. Только, пожалуйста, не пишите текст доклада. Помните, что вам предстоит не художественное чтение написанного текста, а разговор с аудиторией. Поэтому приготовьтесь к тому, что писать текст мы вообще не будем.

Приступая к написанию плана выступления, помните об основных правилах любого вступления. Во-первых, нельзя сразу набрасываться на аудиторию и оглушать ее цифрами.

Для начала, установите с ней контакт: расскажите о себе чуть подробнее, чем о вас сказано в программе конференции, почему именно вы выступаете с этой темой, чем она может быть интересна участникам.

Выразите удовлетворение, что имеете редкую возможность выступить перед коллегами и поделиться с ними опытом в обмен на их опыт. Если вы используете слайды, не начинайте их показ, пока устраиваете с аудиторией вступительное бла-бла-шоу. Все это позволит аудитории привыкнуть к вам.

Во-вторых, не зацикливайтесь на себе и своих трудовых подвигах. При подготовке доклада помните, что аудитории не интересно слушать только о вас. Поэтому постоянно задавайте себе вопрос, достаточно ли вы уделили внимания той информации, которую сидящие в зале люди смогут использовать в своей работе?

В-третьих, если регламентом конференции предусмотрена возможность отвечать на вопросы аудитории, отведите на это в плане столько минут, сколько считаете нужным. Но учтите, что после ответов на вопросы нельзя ограничиться фразой: «Ну, если вопросов больше нет, то у меня все…» Вместо этого поблагодарите аудиторию за активность, пригласите к более тесному знакомству.

Когда вы определились с первыми ключевыми моментами доклада, можно приступать к репетиции. Не откладывайте первую репетицию на момент, когда доклад будет готов полностью.

Важно

Тогда уже трудно будет что-либо менять, а первые репетиции служат тому, чтобы с самого начала доклад можно было правильно организовать. По мере написания плана вступления возвращайтесь к «повторению пройденного» – репетируйте снова и снова.

При этом не забывайте задавать себе вопросы и отвечать на них.

Зафиксируйте ключевые моменты своего выступления на слайдах. Но помните, что они призваны проиллюстрировать, а не продублировать то, что вы говорите. Не перегружайте слайды излишней информацией: ограничьтесь 30 словами (20, если готовите слайды на английском языке), не используйте более трех шрифтов и трех цветов.

Не перегружайте аудиторию частой сменой слайдов. В такой гонке рассчитывать на внимание и запоминание невозможно. Этот принцип напомнит вам о том, что на 20 минут презентации должно приходиться не более 7-8 слайдов. Все, что вы сделаете сверх того, уйдет тут же в корзину.

Итак, доклад и слайды готовы. Наступил день Х и вам предстоит нелегкое испытание. Тот, на чью долю однажды уже выпала необходимость выступать на публике, не понаслышке знает, как сложно удерживать внимание слушателей более пяти минут. Давайте попробуем научиться нескольким нехитрым приемам, которые позволят вам поддерживать интерес к своему докладу на протяжении всего выступления.

Поздоровайтесь глазами

Давно известно, что слова, сказанные, глядя в глаза собеседнику, воспринимаются им лучше и дольше удерживаются в памяти.

Поэтому начните свое выступление с визуального контакта с аудиторией – еще до того, как произнести первые слова, сделайте паузу и обведите глазами аудиторию. Постарайтесь хоть на долю секунды встретиться взглядом с каждым, кто смотрит на вас.

У присутствующих сложится ощущение, что вы поздоровались с каждым лично. Тем самым вы обеспечите себе общее внимание и доверие на первые минуты выступления. 1:0 в вашу пользу.

Обращайтесь к аудитории

Очень часто ораторам советуют во время речи выбрать себе одного слушателя и установить с ним зрительный контакт на все выступление.

Пожалейте этого несчастного! Представьте себя на его месте: пригвожденный вашим взглядом, этот человек будет вынужден весь доклад просидеть в неловком напряжении, боясь пошевелиться или отвести глаза.

В то же время установленный в начале выступления контакт с остальной аудиторией может исчезнуть. Чтобы его поддерживать, периодически меняйте объекты своего обращения.

Уважайте чужие границы

Движущиеся предметы привлекают больше внимания, чем статичные. Ораторы – не исключение. Однако с прогулками по залу во время своей речи надо быть очень осторожным. Первая опасность – потеря внимания центральной части аудитории, так что надолго отлучаться от середины сцены не стоит.

Опасность номер два – вторжение в личное пространство слушателей. Довольно часто, следуя «золотому правилу» не забиваться вглубь сцены, ораторы нависают над публикой, считая, что так они будут лучше услышаны. Увы, это может вызвать напряжение у сидящих в первых рядах.

Ваша задача – найти границу, за которой и вы будете видны и слышны, и присутствующие будут чувствовать себя в безопасности.

Помните, что личное пространство аудитории несколько больше индивидуального, так что если к деловому собеседнику можно приближаться максимум на расстояние вытянутой руки, то в случае с аудиторией это расстояние лучше умножить на три.

Язык тела

Обратите особое внимание на свои движения. Идеальной позой для всех публичных выступлений является прямая спина, слегка приподнятая голова, ноги, расставленные таким образом, чтобы ваше положение было максимально устойчивым и комфортным. И главное – во время выступления сместите центр тяжести немного вперед так, как будто вы готовитесь сделать шаг.

Такая поза показывает вашу активную, лидерскую позицию и позволяет добиться большего влияния на аудиторию. Если же вы откидываетесь назад, то это может быть воспринято как нерешительность, пассивность или желание отступить.

Смещение центра тяжести назад уместно в те моменты, когда вы даете возможность высказаться кому-либо из участников, или выслушиваете вопрос аудитории.

Запретов в выборе жестов при публичном выступлении сегодня мало. Главное условие – их адекватность или, как говорят специалисты, конгруэнтность словам.

Жесты сами по себе оказывают очень сильное влияние на аудиторию, которая не просто легко и добровольно на них откликается, но и увлекается ими гораздо сильнее, чем информацией, которую вы сообщаете. Поэтому постарайтесь использовать ту жестикуляцию, которая полностью соответствует содержанию вашей речи.

Совет

И, конечно, все движения должны быть естественными. Если же за вами водится привычка совершать руками мелкие нефункциональные движения, – репетируйте выступление с тяжелыми книгами в руках. Несколько таких репетиций навсегда отсекают подобную жестикуляцию.

Остаются лишь крупные, функциональные жесты. Помните, что жесты направленные вверх формируют позитивные переживания, а вниз – негативные. Если хотите большего доверия, жестикулируя, делайте видимыми ладони рук.

Если случилось ужасное…

Потеряли визуальный контакт, чувствуете, что внимание улетучивается, нет обратной связи – не паникуйте, а действуйте. Каждый оратор вырабатывает для себя несколько беспроигрышных ходов, позволяющих ему за короткий срок вернуть контроль над залом. Вот лишь некоторые из них в дополнение к вашему арсеналу.

Задавайте вопросы.

В ход идут самые разнообразные: от «Меня слышно?» до «Не правда ли?» Выстраивая цепочку вопросов, используйте Принцип Крещендо: начинайте с самых простых («Это понятно?»), постепенно усложняя их содержание («Что не понятно?») и тем самым заставляя аудиторию подключаться к вашему выступлению и думать («А вы сами как считаете?»).Отличный вариант – шутка или анекдот по теме. Однако это оружие бьет в цель только в умелых руках. Неудачные попытки пошутить выглядят жалко и могут вконец отвратить аудиторию от выступающего.Молчание и эффектные паузы, выдержанные в подходящий момент, как нельзя лучше привлекут к вам внимание зала. В свое время только благодаря таким паузам, которые я держал со спартанским терпением, мне удавалось утихомирить и вовлечь в работу неугомонных школьников.Вовлекайте слушателей в принятие тех или иных решений. Вариант – уточнить, достаточно ли в помещении света, всех ли устраивает режим кондиционера, всем ли виден экран и т.д. Пусть зал вступит с вами в общение и примет участие в обустройстве личного комфорта. При этом вы должны быть готовы к любому решению аудитории. Поэтому предлагайте только те решения, которые будете в состоянии реализовать.Феномен аудитории заключается в том, что она ощущает себя единым организмом. Пользуйтесь этим! Так, если вам необходимо привлечь внимание всего зала, достаточно будет, чтобы кто-то один среагировал на ваши слова.

И вот в пример – уловка: спросите, кто из присутствующих когда-то сталкивался с той или иной ситуацией. Один из зала точно отзовется, но подумают над вашим вопросом все!

Читайте также:  Что такое подсознание?

Мы запоминаем 10% того, что слышали, 30% того, что видели и целых 90% из того, что делали и в чем участвовали. Помня об этом, пригласите аудиторию к активному диалогу, ведь секрет успешного выступления заключается не в том, чтобы говорить, а в том, чтобы разговаривать.

Совет: обязательно пройдите видеотренинг Радислава Гандапаса «Учимся выступать публично»

Источник: https://net-way.org/techn/business/auditoriya-u-vashix-nog/

Лайфхаки для успешного выступления на конференции

Спрогнозировать успех своего выступления можно ещё на стадии просмотра программы мероприятия. Как много там спикеров? Сколько времени отводится на презентацию каждого? Может, вам повезло и они уже заявили свои темы? Платное ли это мероприятие для слушателей? С какими целями они идут туда? Это очень важные вопросы, потому что воспринимать вас будут в контексте всего этого.

2. Учтите тайминг

Чем больше спикеров, тем вероятнее, что аудитория уже после обеда превратится в пеньки с глазами.

Если вы выступаете с самого утра или во второй половине дня, добавьте в рассказ больше полезной практической информации, юмора и взаимодействий с залом.

Если ваша презентация — одна из последних, наоборот, сократите речь до самых ключевых моментов, чтобы не раздражать уже уставших слушателей.

3. Обдумайте тему

Выбирая тему, важно учитывать контекст: было бы неприятно попасть в ситуацию, когда у вас с кем-то одинаковый материал. Узнать об этом заранее не всегда возможно. Некоторые спикеры сохраняют интригу вплоть до дня мероприятия. Может быть и такое, что темы заявлены разные, а по факту звучать будет одно и то же.

Поэтому лучше всего выбирать актуальный для аудитории вопрос, который вы знаете больше, чем планируете раскрыть в презентации. Так вы сможете вынести на слайды главные тезисы и свободно рассказывать по ним, не сильно отклоняясь от темы. Это позволит чувствовать себя увереннее и в случае совпадения просто дополнить предыдущего оратора.

Конечно, лучше изначально взять в рамках темы какой-то один момент и подготовить о нём что-то полезное и интересное. Так риск совпадения будет меньше. На худой конец, всегда есть случаи из практики, по которым можно озвучить свои выводы.

4. Проработайте структуру

Люди слушают внимательнее, когда представляют объём и содержание того, что им предстоит услышать. Для этого можно сделать первый слайд с кратким перечислением вопросов выступления.

В речи желательно придерживаться того же правила. Например: «Главные вопросы сегодня — X и Y. Первый делится на А, B и C. В случае с А будет так, в случае с B — так, а с C — так.

Y, по нашему опыту, ведёт себя иначе. Вот так».

5. Взаимодействуйте со слушателями

Взаимодействие со слушателями поможет вам сделать их лояльнее. Вопросы часто идут со скрипом, поэтому начните с быстрых тестов или загадок.

Например: «Напишите на листочках, как вы думаете, что популярнее: А или B.

Никому не говорите, позже мы к этому вернёмся» или «Разделитесь на группы на основании ответов на эти четыре вопроса, посмотрите на людей из соседней, именно с ними вам будет комфортнее всего работать».

Можно рассказывать материал на примере бизнеса кого-то из зала, если людей не очень много и у других будет шанс позже предложить на анализ свой. Всегда можно придумать что-то такое, что вовлечёт и немного расслабит аудиторию.

6. Не бойтесь шутить

Юмор в презентации разбавляет сухой профессиональный язык и помогает поддержать интерес к вопросу. Если вы уверены в своём чувстве юмора, можете вставить шутку собственного сочинения или переделать мемы из вашей ленты в социальной сети. Если не очень, используйте чужие картинки, которые забавно иллюстрируют ситуацию.

7. Не жадничайте

Если цель вашего присутствия (но не конференции) — продажа продукта, не делайте всю презентацию о нём. Особенно если мероприятие платное. Посвятите большую часть выступления полезной для всех информации, а ближе к концу расскажите, как обозначенные проблемы решает ваш продукт, и предложите заинтересовавшимся людям подойти для более подробного обсуждения.

Не стоит быть жадным и на знания: старайтесь предлагать слушателям погуглить или «потом почитать», только если это дополняет тему, а не заменяет рассказ о ней. Если вы не готовы делиться какими-то секретами, лучше их не упоминать или использовать формулировку «К сожалению, сейчас не могу рассказать подробнее».

8. Обращайте внимание на детали

Внимательно посмотрите материалы, которые вы используете в презентации. Вдруг туда попали графики с видимыми изменениями, причину которых вы не знаете, или слова, перевод которых вы забыли?

Если вы используете видео, лучше делайте это в начале или в конце слайдов. Ролик может не запуститься или зависнуть, презентацию придётся включать повторно, а вам — заполнять неловкую паузу.

9. Используйте потенциал анимации

В умелых руках анимация слайдов работает на рассказчика. Постепенно показывая элементы на слайде, вы сможете наглядно демонстрировать структуру явления, задавать интригующие вопросы, акцентировать внимание на разных участках и даже шутить. Увлекаться не стоит, но в небольших количествах это выглядит эффектно.

Можете создать красивую интерактивную презентацию с помощью онлайн-сервиса Prezi. Особенно она спасёт вас во второй половине дня, когда слушатели уже устали от однотипных статичных слайдов.

10. Подготовьтесь к форс-мажорам

Всё учесть невозможно, однако от самых очевидных заминок можно себя обезопасить.

Подготовьте заранее пару забавных фраз на случай технических проблем («Включите презентацию, а то я не учил», «Мне нужен работающий микрофон, хочу, чтобы все знали») и несколько конструкций, которые позволят перевести неудобный вопрос в более комфортную для вас плоскость. Перед выступлением проверьте презентацию, кликер, микрофон, возьмите воду.

11. Не забывайте классику

Готовясь к выступлению, помните банальные, но от того не менее полезные советы:

  • Несколько раз отрепетируйте выступление.
  • Не перегружайте презентацию, избегайте мелкого шрифта.
  • Не тратьте время слушателей на ерунду, говорите как можно более конкретно и по делу.
  • Мысленно выберите в разных частях зала двух-трёх человек и рассказывайте им, чтобы не терять зрительный контакт с аудиторией.
  • Закончите выступление на 10–15 минут раньше, чтобы оставить время на вопросы.

Источник: https://Lifehacker.ru/conference/

8 советов для создания незабываемой конференции

При планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели.

Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.

Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.

1 . Рискуйте

Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.

В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.

Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.

2 . Используйте личностный подход к каждому участнику

В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.

Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.

3 . Дайте участникам возможность формировать программу

Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.

Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.

4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов

Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.

5 . Отбросьте скучные введения

Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.

6. Уделите особое внимание лаунж-зонам

Дайте своим гостям возможность отдохнуть и перевести дыхание. Хорошо организованная лаунж-зона — отличный повод знакомиться и делиться впечатлениями о конференции.

7 . Наймите местную музыкальную группу

Для того, чтобы сделать перерывы интересными и живыми, а вашу конференцию более эксклюзивной наймите местную группу музыкантов вместо навязчивой и надоевшей всем фоновой музыки.

8 . Используйте социальные сети самым неожиданным образом

Вместо уже привычных экранов для прямой трансляции твитов участников можно придумать куда более впечатляющие решения. Например, на своих последних конференциях компания «C2-MTL» использовала инновационный аппарат «Knitterstream» — электронную вязальную машину, которая создавала полотна из самых популярных твитов. Гости мероприятия могли наблюдать работу машины в реальном времени.

По материалам

Присоединяйтесь к Event.ru

Источник: https://event.ru/details/8-sovetov-dlya-sozdaniya-nezabyivaemoy-konferentsii/

Доклад и презентация — секреты успешной подготовки и проведения

Любой руководитель должен обладать навыками убеждения и уметь мотивировать людей к выполнению поставленных задач.

Первое, что необходимо сделать – сформулировать цель вашего выступления. Продумать и чётко уяснить, какой результат вы хотите получить.

Для этого хорошо бы ответить на следующие вопросы.

  •  Кто будет вас слушать, какие убеждения и интересы у этих людей, и чем они схожи и различны между собой?
  •  Что вы хотите донести до аудитории? Если ответить на этот вопрос сложно, попробуйте представить, что есть критерием успеха данного выступления. Как вы убедитесь, что были услышаны? Что люди должны уяснить из вашего выступления?
  •  Каким образом лучше всего донести информацию и свои соображения до слушателей? Какие речевые приемы и набор мимики и жестов целесообразно применить?

Продумайте также целесообразность применения визуальных материалов.

При подготовке материалов для доклада необходимо учитывать, сколько времени у вас будет для выступления. Желательно отрепетировать выступление и проконтролировать, уложились ли вы в отведенное время.

Место и окружение также играют определённую роль. Если есть возможность, рассмотрите заранее помещение, оцените его размеры, мебель, условия размещения необходимой аппаратуры и оборудования.
Ещё один важный вопрос – мотивация слушателей. Вы должны знать, что текст выступления интересен аудитории, и понимать, почему.

Когда эта работа будет проделана, проще будет разработать структуру самого выступления.

Обратите внимание

Чтобы построить структуру доклада, разбейте время, отведенное для него, на фрагменты, каждый из которых должен решать определённую задачу.

Тщательно распишите все фрагменты, и обозначьте для себя задачи каждого и конкретные действия с ними связанные.
К примеру, во вступительной части есть смысл озвучить, о чём пойдёт речь и почему это сейчас важно. Каких результатов вы хотите достичь.

Следующие фрагменты постройте соответственно пунктам, составляющим основную часть выступления.

Завершающий фрагмент должен содержать выводы из сказанного и ответы на вопросы аудитории.

При подготовке текстов для выступления желательно использовать простую речь без сложных синтаксических конструкций, тогда информация будет лучше восприниматься аудиторией.

Визуальные материалы также должны быть тщательно подготовлены и быть понятными.

Каждый из слайдов должен включать одну диаграмму или соответствовать одной мысли. Размер диаграммы должна позволять увидеть ее с последних рядов зала. Учтите, что текст, длиннее шести строчек воспринимается с большим трудом. Многие люди оценивают качество выступления не только по содержанию текста, но и по качеству наглядного материала.

Читайте также:  Новые отношения: как их не разрушить

Продуманные заранее движения, мимика и жесты также могут быть полезны при контакте с аудиторией.

Чтобы непринуждённо использовать жесты в ходе выступления, нужно практиковаться перед зеркалом, чтобы увидеть себя со стороны. С помощью гармоничных и естественных жестов можно подчеркнуть ключевые моменты выступления. Различные жесты нужно чередовать, и не копировать узнаваемые движения известных людей.

Важно

Есть одна хитрость, которую стоит применить для того, чтобы наладить визуальный контакт с аудиторией.

В самом начале выступления, еще до того как вы начнёте говорить, несколько мгновений молча смотреть на аудиторию. Это поможет вам удерживать внимание слушателей на протяжении всего выступления.

Начать выступление лучше с того, что сразу привлечёт внимание аудитории, а затем перейти к основной теме.

В процессе доклада хорошо использовать все возможности своего голоса. Можно замедлять и ускорять темп речи. Для усиления впечатления от сказанного можно сначала сделать паузу.

В процессе доклада важно двигаться по комнате, а не стоять на одном месте. Если вы что-то показываете – шаг назад и шаг вперёд, если хотите услышать вопросы из зала.

Жесты не будут бросаться в глаза, если использовать их в меру. Этим достигается желаемый контакт со слушателями. То же можно отнести и к мимике, не стоит на протяжении всего выступления быть натянуто – серьёзным.

Во время доклада нужно стараться соблюдать спланированный порядок выступления. Для этого можно заранее подготовить карточки с записями основных мыслей, цифр, определений.

После каждой части выступления, переходя к следующей, подводите промежуточные итоги. Это позволит лучше запомнить основные моменты и не потерять целостность повествования. Хорошо использовать схему: «теперь, поговорив об основных особенностях, перейдём к структуре».
Какова бы ни была тема доклада, хорошо включать в него примеры из личного опыта, даже если это техническая презентация.

Совет

Если вы принесёте с собой распечатку текста и будете периодически в нее заглядывать, то вы рискуете потерять внимание и интерес зала.
Для подстраховки можно подготовить тезисные заметки, которые будут включать память на следующую часть речи.

Профессиональные спикеры широко используют в своём арсенале хитростей, так называемый, «вау»- фактор. Это может быть слайд, история или факт, который приведёт зал в состояние изумления и поможет понять сказанное прежде.

«Вау» — фактор полезен тем, что придаёт докладчику уверенности.
Даже если ваш доклад имеет массу технических деталей, никогда не будет лишним повод улыбнуться. Это может быть смешная картинка или карикатура, подходящая по смыслу к теме.

Удачная шутка помогает залу почувствовать симпатию к оратору и с вниманием выслушать очередную серьёзную мысль.

Однако с дозированием шуток нужно быть осторожным. С приобретением опыта, вы будете чувствовать приемлемую дозу юмора.

Известно, что лучше всего запоминается людьми то, что говорится в самом конце. Заканчивая доклад, подтожьте сказанное, напомните основные тезисы.

Если слушатели после окончания мероприятия задумались о полученной информации, считайте свою задачу — максимум выполненной.

Источник

Источник: http://getmanchuk-group.com/poleznoe/stati/215-doklad-i-prezentatsiya-sekrety-uspeshnoj-podgotovki-i-provedeniya

Как себя вести на приеме, корпоративе, конференции

Некоторым людям достаточно сложно с психологической точки зрения посещать крупные мероприятия, и они делают это только ради выполнения служебного и какого-либо другого долга. Так, например, корпоративные вечера зачастую проводятся после рабочего дня.

Это означает, что нужно уставшим и измученным наряжаться и идти туда, где очень шумно и много незнакомых людей. После непродолжительного наблюдения за весельем присутствующих начинает казаться, что вот и наступила очередная попытка неудачного нетворкинга.

Обратите внимание

Еще бы! Встретить коллег из своего отдела не удалось, поползновений познакомиться с новыми людьми даже не предпринималось.… Остается только мысленно вычислить минимальное время, которого будет достаточно для фиксирования факта своего присутствия на мероприятии, и найти скромный уголок.

Из своего «убежища» можно сколь угодно часто проверять почту, незаметно посматривать на часы и, как можно быстрее, ретироваться. Эта статья для тех, кто, несмотря на неудачи, все же хочет понять, как себя вести на приеме, чтобы он прошел интересно и эффективно.

Как заставить себя пойти на прием?

Перечислим несколько простых правил, следование которым поможет превосходно чувствовать себя на мероприятиях с множеством гостей.

Как подготовиться к приему?

1. Обеспечьте себе небольшой тайм-аут

Между работой и непосредственно самим приемом постарайтесь обеспечить временной промежуток, в течение которого вы успеете:

· внутренне подготовиться и настроиться на мероприятие;

· обзавестись бейджем;

· минимизировать возможность отклонения приглашения в последний момент;

· подыскать себе наиболее подходящее место.

Кроме того весьма полезной оказывается предварительная регистрация, которая, можно сказать, закрывает обратную дорогу любителям пойти на попятную перед самим приемом.

2. Продумайте свой внешний облик

Важным моментом является ваш внешний вид, поэтому следует хорошо обдумать наряд, в котором вы появитесь на приеме.

Собираясь на мероприятие, необходимо соблюсти гармонию в одежде, которая должна быть и удобной, и модной, и уместной одновременно. Не стоит жертвовать комфортом и слаженностью во внешнем облике ради облачения во все ультрамодное или супербрендовое.

Со своим образом лучше определиться заранее, поняв, какое впечатление вы хотите произвести и, тщательно продумав все детали.

3. Побудьте в спокойной обстановке

В день приема стоит постараться снять напряжение. Это можно сделать следующим образом:

· проведя обеденный перерыв в спокойных условиях, т.е. там, где никто не мешает, можно заняться чем-либо умиротворяющим (чтение, просушивание хорошей музыки);

· выделив немного времени перед мероприятием для пребывания в одиночестве (особенно полезным это будет интровертов)

4. Участвуйте в подготовке

Будет хорошо, если вам удастся принять участие в организации приема. Даже противники нетворкинга признают, что принятие на себя конкретных функций позволяет чувствовать большую уверенность. Причастность к подготовке мероприятия является прекрасным основанием для знакомства с новыми людьми.

5. Уясните для себя цели похода на прием

Перед посещением мероприятия определитесь с собственными мотивами. Цель должна быть конкретной, практичной и поддающейся измерению. При постановке цели размышлять стоит как можно более объективно.

6. Освежите дыхание

Перед самим выходом не лишним будет освежение дыхания. Делать это лучше непосредственно перед отправлением на мероприятие. Будет некрасиво, если потенциально полезные для вас люди застанут вас за такой процедурой, как чистка зубов.

Как себя вести на приеме?

1. Возьмите с собой друга

Идя на мероприятие, стоит взять с собой товарища. Даже если вечер не оправдает надежд, наличие соратника смягчит ваше разочарование. В любом случае скучать вам не придется, поскольку будет с кем поделиться своим мнением. К тому же товарищ поможет вам сохранять позитивное настроение, что немаловажно.

2. Появляйтесь чуть раньше

Большинство тех, кому практика нетворкинга удается не особенно успешно, считают, что не стоит появляться на приеме в числе первых гостей. Действительно, если желание посетить мероприятие не столь сильно, прибывать туда первым тем более не кажется целесообразным. Однако такая логика весьма нерасчетлива.

Оказаться в месте, где находится несколько человек, гораздо проще с психологической точки зрения, нежели там, где уже собралась целая толпа. Заблаговременное появление будет поводом к участию в приготовительных процедурах, а, следовательно, и к знакомству с другими людьми, участвующими в организации.

Наиболее тесные контакты, как правило, образуются в самом начале мероприятия.

3. Выделяйте время для себя

В процессе общения нужно стараться находить время лично для себя, в течение которого можно сконцентрироваться и собраться.

Практика показывает, что периодически улучая пару минут для себя, вы сможете провести вечер более эффективно. Не стоит пренебрегать отслеживанием своей наружности, для чего необходимо зеркало.

Подтверждение приемлемости своего внешнего облика придаст уверенности в себе и решительности. Несколько глубоких вдохов помогут сосредоточиться.

4. Не пренебрегайте информацией

По приходу на прием важно подвергать обработке всю информацию, которая может быть для вас полезной. В результате этого можно сделать соответствующие выводы и более отчетливо оценить обстановку. Имена гостей можно выяснить, прочитав их на бейджах.

Можно заранее узнать состав приглашенных, придя раньше остальных, когда значки еще лежат неразобранными. В этом случае появится возможность еще до начала мероприятия установить, будут ли среди гостей ваши знакомые или лица, с которыми вам хотелось бы завязать знакомство.

«Осведомлен, значит, вооружен» — не просто крылатая фраза, а настоящее руководство к действию в тех случаях, когда речь идет об эффективном поведении на приме.

5. Занимайте выгодное положение в помещении

На приеме удобнее и практичнее всего расположиться рядом со столом, куда постепенно будет стекаться все больше и больше гостей. По мере того, как люди будут подходить к столику с закусками, вы сможете завязывать с ними разговор, например, восхищаясь вкусовыми качествами блюд, мастерством кулинаров или, ненавязчиво интересуясь о названии того или иного кушанья.

Еда является обязательным элементом нетворкинг-мероприятий. Только кушать на такого рода приемах стоит понемногу, то есть так, чтобы ничто не мешало процессу общения. Пища не должна вносить длительные перерывы в разговоре, в течение которых собеседники занимаются ее разжевыванием. Еще более непрезентабельно вы будете выглядеть подавившимся в течение светской беседы.

В поиске людей для общения следует занять такую позицию в зале, чтобы видеть всех гостей. Приглядываться к окружающим лучше не спеша, тщательно отыскивая знакомых или людей, открытых знакомству.

6. Уделите внимание обслуживающему персоналу

Общаясь с людьми, не стоит забывать об обслуживающем персонале. Этим вы отблагодарите людей за сервис и уделите внимание всем без исключения присутствующим. Не жалейте чаевых.

7. Вписывайтесь в очереди

Если вы заметите какую-либо очередь на мероприятии, непременно воспользуйтесь моментом и встаньте в нее.

Поверьте, очередь превосходно заменит пребывание в одиночестве, ведь в ней у вас появятся непосредственные соседи, с которыми как раз очень удобно завести разговор.

Для завязывания знакомства в очереди вполне уместны вопросы служебного характера, а также изложение интересных историй и фактов. За время ожидания вы успеете как бы невзначай образовать новые контакты.

8. Поддерживайте процесс общения визуально

Люди, знающие как себя вести на приеме, во время беседы всегда стараются поддерживать коммуникативный процесс еще и зрительно.

Внимательный взгляд на собеседника подчеркнет вашу заинтересованность в нем, что в свою очередь поможет получить вам его расположение.

Кроме того хороший зрительный контакт помогает сосредоточиться на конкретном человеке, не допускает посторонних размышлений в ваше сознание.

9. Показывайте свою открытость знакомству

На приеме следует демонстрировать свою доступность общению и новым знакомствам. Намеренно создавайте впечатление открытого для разговора человека и те, кто тоже жаждет общения, обязательно к вам присоединятся. Также можно самому примкнуть к кому-либо находящемуся в одиночестве, предварительно убедившись, что он не будет против вашей компании.

10. Замечайте оригинальное в людях

На мероприятиях по нетворкингу и не только не лишним считается подмечать оригинальность во внешнем виде присутствующих.

Гостям, вероятно, будет очень приятно беседовать с человеком, который заметил что-то необычное в их образе. Ведь самовыражение люди находят не только в своей деятельности, но и в одежде и аксессуарах.

Поэтому всегда старайтесь проявлять интерес к необычным вещам во внешнем облике людей, и поводов для знакомства станет больше!

Максим Чернов

Поделиться с друзьями

Источник: https://pronetworking.ru/2014/02/kak-sebya-vesti-na-prieme-korporative-uzhine/

Ссылка на основную публикацию