Несколько способов привести дела в порядок

Как привести дела в порядок. Метод GTD Дэвида Аллена

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел.

И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем.

Обратите внимание

Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент.

Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить.

Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты.

Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач.

Важно

Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее.

На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач.

Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все.

Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности.

Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?».
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия: — отложить решение до лучших времен; — пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;

— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы.

Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе.

А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

Источник: http://hr-elearning.ru/kak-privesti-dela-v-poryadok-metod-gtd-dyevida-allena/

Читать книгу «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» онлайн— Дэвид Аллен — Страница 1 — MyBook

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за десять лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане.

Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна.

Совет

Аналогично модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?».

Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками.

В любом случае нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте.

Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации FranklinCovey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности; Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др.

Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична.

С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и, несомненно, русскому переводу книги уготована роль катализатора активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга востребованна и полезна.

Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

От автора

Перед вами кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий.

Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы.

Впрочем, речь не идет о выборе «или – или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Обратите внимание

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь.

Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как.

И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует.

Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь.

Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоей простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения.

Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься.

Важно

Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов.

Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома.

Читайте также:  Галлюцинации, псевдогаллюцинации и галлюциноз

После двадцати лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта.

Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений.

Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются в конечном итоге более важными, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного.

Совет

С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса.

Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса самых лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются и школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире.

Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности.

Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме.

Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни.

Обратите внимание

В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и убедились в том, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас.

И я хочу, чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки.

Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор.

Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я помогу вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению как в одиночку, так и в составе небольших групп.

Моя работа состояла преимущественно в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге.

Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Важно

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки “не на жизнь, а на смерть”, когда “проект надо было закончить еще вчера”, и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Источник: https://MyBook.ru/author/devid-allen/kak-privesti-dela-v-poryadok-iskusstvo-produktivno/read/

«Как привести дела в порядок» за 14 минут

Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.

Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.

При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.

В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.

Продолжение после рекламы:

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Быть успешным в своей работе — значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью.

Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается.

Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент — даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.

Совет

Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой.

Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации.

Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.

Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Наш мозг обладает одним раздражающим свойством — он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.

Брифли бесплатен благодаря рекламе:

Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.

Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку — так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.

Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.

Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:

  • Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
  • Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) — сделайте это немедленно.
  • Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
  • Регулярная «чистка корзины» — единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.

Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.

Как организовать элементы в вашей корзине?

  • Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
  • Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
  • Все остальные задачи должны попадать в список «Следующие действия«.

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект — желаемый результат, который требует многошаговых действий.

Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением.

Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.

Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.

Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны — они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод — работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом — совещание или посещение врача — должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Обратите внимание

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

  • Какую задачу мне выбрать сейчас?
  • Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
  • На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
  • Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой — на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.

Читайте также:  Как помочь ребенку пережить развод родителей

В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.

Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей — ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией — стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.

Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.

Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет — внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.

Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.

В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:

  • Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
  • Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.

Картотека — это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.

Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове.

Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества.

Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:

  • «Поездки, которые я хотел бы совершить»;
  • «Вина, которые я хотел бы попробовать»;
  • «Музыка, которую я хотел бы послушать».

Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.

Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» — функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.

Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.

Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.

Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной — каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».

Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.

Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Разработка проекта — довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.

Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.

Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого.

Важно

Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика — начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.

Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.

Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

  • Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
  • Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
  • Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.

Простые инструменты, составляющие метод GTD

  • Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
  • Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
  • Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
  • Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
  • Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
  • Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.

Источник: https://briefly.ru/allen/kak_privesti_dela_v_poriadok/

Система GTD — привести свои дела в порядок

Когда дел накапливается очень много, появляется желание поскорее их разобрать. Гора дел давит психологически, это факт.

Самый очевидный и простой способ разделаться с кипой дел — начать планомерно, ежедневно их выполнять.

Стандартный механизм:

  1. Записать все предстоящие дела
  2. Раскидать в календаре по дням
  3. Приступить к выполнению

Если вы хотите значительно ускорить выполнение дел — воспользуйтесь достижениями тайм-менеджмента — науки об управлении временем. Тайм-менеджмент позволяет специальным образом организовать рабочее время, чтобы успевать сделать в больше задач за единицу времени.

Система управления временем – это набор правил, которые определяют, как нужно организовать работу, чтобы трудиться с максимальной продуктивностью.

Существует несколько десятков систем управления временем.

Наиболее распространённой считается система GTD (расшифровывается как Getting Things Done – «доведение дел до завершения»).

Основное преимущество GTD заключается в простоте применения.

Алгоритм действий лёгок для понимания. Давайте рассмотрим его подробно.

1. Запишите все дела, идеи, заметки
Поместите их в одно место. Оно называется «Входящие». Это может быть лист бумаги, лоток для документов или, что удобнее всего, хранилище в компьютерной программе.

2. Возьмите первое дело.

3. Ответьте на вопрос: «С этим что-то можно сделать?» Если нет, то поместите либо в папку «Справочные материалы», либо в список «Когда-нибудь/может быть», либо попросту выбросите в корзину.

Если да, то переходите к следующему шагу

4. Ответьте на вопрос: «Это элементарное действие?»

Если нет, то распишите эту задачу на подзадачи и поместите получившийся план в отдельную папку (проект).

Если да, то переходите к следующему шагу

5. Ответьте на вопрос: «Это можно выполнить за 2 минуты?» Если нет, то тут возможны 3 варианта: поручите задачу другому человеку, назначьте на определённый день в будущем, поместите в список «Сделаю, как только найдётся время».

Если да, то выполните эту задачу и переходите к следующей из папки «Входящие» (шаг 2)

После того, как список «Входящие» будет разобран, переходите в созданные проекты и начинайте разбирать задачи внутри них.

Если в процессе работы появляется новое дело или идея — запишите её в список «Входящие». В конце дня этот список должен быть пустым.

Совет

Существуют специализированные программы, которые предназначены для использования методики GTD.

Такие программы позволяют записывать предстоящие дела, распределять их по папкам (проектам), а также поручать отдельные задания.

Одной из лучших программ для GTD является ЛидерТаск.

ЛидерТаск содержит инструменты, позволяющие использовать GTD систему по максимуму.

1) Создайте систему проектов

Добавьте проекты:

  • «Входящие»
  • «Справочные материалы»
  • «Текущие проекты»
  • «Когда-нибудь/может быть»
  • «Сделаю, как только найдётся время»

2) Поместите все дела, идеи и заметки в проект «Входящие»

3) Приступите к разбору дел

Перетаскивайте задачи из Входящих в другие проекты. Если нужно запланировать дело на определённую дату – перетащите на конкретный день в календаре. Чтобы удалить задачу, вызовите контекстное меню и выберите «Удалить».

Для каждого сложного дела создавайте отдельный проект и помещайте его в «Текущие проекты».

Попробуйте ЛидерТаск – одно из самых удобных и простых приложений для GTD.

Источник: https://www.leadertask.ru/content/view/203

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Бывает ли такое, что в пятницу вечером вы обнаруживаете несколько важных дел и вам приходится брать работу на выходные? Или во время ужина со своей второй половинкой вы вдруг вспоминаете, что забыли отправить недельный отчёт? Эти проблемы можно решить при помощи тайм-менеджмента — необходимо правильно подойти к распределению своих сил и времени. Поможет в этом новая версия знаменитого бестселлера Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Дэвид Аллен — один из самых известных теоретиков продуктивности и личной эффективности. Он изобрел собственную методику управления временем Getting Things Done, которую описал в книге «Как привести дела в порядок». Первое издание этой книги было представлено в 2001 году. С тех пор книгу перевели на тридцать языков и она разошлась миллионными тиражами по всему миру.

«Как привести дела в порядок» — это переработанное издание знаменитого бестселлера. В этой версии отсутствует неполная и устаревшая информация, теперь книга актуальна для нового времени и для современного мобильного мира.

Книга состоит из трёх частей: в первой автор рассказывает о принципах методики управления временем Getting Things Done. Во второй части Аллен сосредотачивается на применении GTD в реальной жизни. А последняя часть посвящена лайфхакам и важным особенностям методики, которые сделают вас ещё эффективнее.

При этом, на протяжении всего руководства, автор предлагает воспользоваться практичными советами для повышения вашей производительности и личностного развития:

• Раз в неделю проводите обзор абсолютно всех своих планов и списков. Это даст возможность почувствовать, что ваше сознание кристально ясно и что все «свободные концы» последних нескольких дней собраны, прояснены и организованы.

• Большинство приложений для планирования позволяют добавить цифровой комментарий к списку или к записи в календаре. Если вы ведете список проектов в электронном формате, можете найти нужный проект, добавить комментарий и записать свою идею. Это отличный способ воспользоваться преимуществами быстрого планирования «на салфетке».

• Один из наиболее эффективных жизненных навыков, важный для достижения успеха в профессиональной и личной сферах, — это умение представить четкий результат.

Книга «Как привести дела в порядок» будет полезна как новичкам в мире GTD и личной эффективности, так и людям, которые читали первое издание книги и хотят выяснить, как применять классическую методику в современном технологичном мире.

Читайте также:  Основные причины неврозов

Приведите свои дела в порядок!

Источник: https://www.searchengines.ru/kak_privesti_dela.html

Дэвид Аллен: Как привести дела в порядок читать книгу

Дэвид Аллен: Как привести дела в порядок книга. GTD как доведение дел до завершения.

 Getting Things Done, GTD — система доведения дела до завершения и система продуктивной жизни без стресса описана в книге Дэвида Аллена автора методики «как привести дела в порядок и организовать свою жизнь». Вы получите в руки руководство по планированию и организации продуктивной жизни, по концентрации сознания.

Дэвид Аллен: Как привести дела в порядок  и GTD

Getting Things Done или коротко GTD переводится с английского как «система доведения дел до завершения». Как завершить гештальт или как продуктивно действовать — тема весьма актуальная в наш перегруженный информацией век.

Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности — полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид Аллен имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.»

Сразу хочу Вам представить новое издание книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена на русском языке, вышедшей в издательстве «МИФ».

Книга об искусстве продуктивности без стресса GTD

Новая редакция книги Дэвида Аллена — это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля.

Видео выступление Дэвида Аллена «Как привести в порядок вещи»

Посмотрите видео ролик речи автора книги и примите окончательное решение о приобретении книги в свою библиотеку материалов о продуктивной жизни и осознанности.

Приведу несколько ценных идей и примеров организации продуктивной жизни из книги Дэвида ниже. Если в Ваших рабочих или личных делах кавардак и неразбериха, то книга «Как привести дела в порядок» должна стать настольной в Новом году.

Дэвид Аллен: Как привести дела в порядок: избавиться от беспокойства

Упражнение из системы GTD, позволяющее быстро снять беспокойство и убрать напряжение и головную боль по поводу любой проблемы от Дэвида Аллена.

Это может быть проект или проблема, с которыми вам нужно справиться прямо сейчас, или ситуация, с которой неизбежно придется столкнуться в будущем. Например, предстоящий переезд Вашего отдела в новый офис.

Карта памяти «Переезд Офиса» из книги Дэвида Аллена

Изложили? Отлично!

Теперь сформулируйте в одном предложении желаемый успешный результат решения этой проблемы или ситуации.

Иными словами, что должно произойти, чтобы вы вычеркнули этот проект из вашего списка дел как завершенный? Это могут быть самые простые предложения, например:

  •            или «Найти варианты решения проблем с чтением у Мануэля».

Все ясно? Замечательно!

Теперь запишите, какое конкретное физическое действие нужно выполнить в первую очередь, чтобы на шаг приблизиться к разрешению ситуации.

Вы только что закончили выполнять упражнение по отмене «головной боли» по поводу этой проблемы.

Как избавиться от беспокойства: ВЫВОДЫ

Насколько полезными оказались для вас эти две минуты размышлений? Подавляющее большинство людей, выполнявших это упражнение в ходе наших семинаров, почувствовали, что хотя бы немного контролируют ситуацию; у них снижалось напряжение и повышалась концентрация. Кроме того, усиливалась мотивация сделать что-то конкретное для решения вопроса, о котором до сих пор они только абстрактно размышляли.

Если после выполнения этого небольшого упражнения вы испытали положительные сдвиги, подумайте, почему снизилось ваше беспокойство. Ведь фактически ничего не изменилось: ситуация еще не завершена. Но вы, вероятно, получили более четкое представление о желаемом результате и конкретном действии, которое нужно выполнить для начала.

Обычно люди очень много думают. Но беда в том, что они думают о проблемах, а не о решениях этих проблем. Если вы добросовестно выполнили предложенное упражнение, вам
потребовалось организовать ваше мышление с точки зрения результата и действия, а это обычно происходит только при сознательной концентрации усилий.

Значимость вопроса «ЗАЧЕМ?» в увеличении продуктивности

Вопрос ЗАЧЕМ? определяет успех. В наши дни люди жаждут побед. Нам нравится играть в игры, и нам нравится выигрывать или по крайней мере иметь шанс на победу.

И если вы не до конца уверены в цели того, что вы делаете, у вас нет никаких шансов на победу. Цель определяет успех.

Это точка отсчета для любого вложения вашего времени и энергии, начиная с решения подать свою кандидатуру на выборную должность до разработки бланка опроса.

Причины почему нужно задаться вопросом «ЗАЧЕМ?»

Вопрос ЗАЧЕМ? создает критерии для принятия решений.

Все зависит от цели. Учитывая, чего вы пытаетесь достичь, действительно ли необходимы эти вложения?  Невозможно узнать это, пока не определена цель.

Вопрос «ЗАЧЕМ?» собирает ресурсы. Как нам распределить часть бюджета, выделенную на персонал? Как лучше всего сейчас использовать наши потоки наличности, чтобы обеспечить максимальную жизнестойкость как ретейлера в следующем году? Стоит ли
потратить больше средств на банкет или на приглашение спикеров для ежемесячной встречи ассоциации?

Он мотивирует. Посмотрим правде в глаза: если нет веской причины что-то делать, этого не стоит делать вовсе. Я часто поражаюсь, сколько людей забывают, зачем они делают то, что делают, и насколько быстро простой вопрос «зачем вы это делаете?» возвращает их на истинный путь. 

Он проясняет фокус. Когда вы понимаете истинную цель того, чем занимаетесь, все сразу становится на свои места. Стоит потратить всего две минуты и записать главную причину выполнения чего-либо, и это значительно увеличит резкость вашего видения, словно вы навели телескоп.

Видео урок по искусству продуктивности без стресса Дэвида Аллена

Просмотрите это видео, чтобы понять как можно использовать систему Getting Things Done от Дэвида и поднять продуктивность методом осознанности освободившись от стресса незавершенных проектов и дел.

Поделитесь этим видео и информацией о книге «Как привести дела в порядок» с друзьями:

Поделитесь в комментариях, какие системы и методы Вы используете, чтобы избавиться от стресса перегруза и увеличить продуктивность.

Источник: http://PsymanBlog.ru/knigi-po-samopomoshi/devid-allen-kak-privesti-dela-v-poryadok-kniga/

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стрессов»

Сейчас очень популярны и востребованы книги по тайм-менеджменту. Не удивительно. Практически каждому человеку приходилось осознавать, что ежедневно катастрофически не хватает времени, что дела накапливаются, и приходится что-то откладывать, начинать более важное дело или дело, не терпящее отлагательств. В результате планы не выполнены, а человек получает нервное расстройство, стресс.

Дэвид Аллен, эксперт и консультант в вопросе правильного распределения времени, написал свой учебник по тайм-менеджменту — «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стрессов». В этом году в издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышло обновленное издание, в котором добавлены главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий.

Основа всего планирования – методология Getting Things Done (GTD). Автор рассказывает, как пользоваться GTD, как научиться отделять главное от второстепенного, как правильно планировать свою деятельность путем сортировки срочных дел по простой и понятной схеме.

«Задание можно выполнить за несколько минут? Выполняйте!» — советует Аллен, в противном случае перепоручите или отложите на другое время, когда это можно будет легко исполнить. GTD не расставляет приоритетов действий или проектов. Это стандартные шаги процесса планирования.

Обратите внимание

Автор рассказывает, как сделать так, чтобы все успевать, делать более эффективно, оставаясь спокойным, приводя примеры из собственной жизни, когда он сталкивался с проблемой навалившихся дел, усиленной обязательствами перед другими людьми.

Дэвид Аллен делится эффективными методами распределения собственных сил и постепенным преодолением вороха неотложных дел.

Мозг человека устроен таким образом, что все незавершенные дела и обязательства по их выполнению будут постоянно напоминать о себе, утверждает автор. Каждый пытался, а кто-то – не раз, составлять списки дел. Списки эти могли быть огромными, ведь в них входило все: начиная от покупки картошки и заканчивая новым проектом.

Список был, а дела не продвигались, так как их слишком много, а человек не знал, за что браться в первую очередь. Мозг был занят поиском выхода, не давая покоя человеку даже во время сна, а печальным итогом могла стать больничная койка. Дэвид Аллен утверждает, что помочь справиться с такими состояниями может обычный ежедневник.

Записывайте все свои дела на бумагу, а не держите в голове, структурируйте дела по важности и срочности исполнения, и вы избежите стрессов.

Главная задача системы Аллена — освободить ваш мозг для творчества и решения задач, дать спокойную уверенность в важности дела, которым вы занимаетесь именно сейчас. Как часто у вас бывают продуктивные и насыщенные полезными свершениями дни, от которых нет удовлетворения? Случается это, потому что вы занимаетесь совсем не тем.

Или, возможно, тем, но точно сказать вы этого не можете. При этом в вашей голове постоянно прокручиваются списки невыполненных дел, лишая сосредоточенности, лёгкости и покоя. GTD поможет избавиться от этого балласта.

Автор четко описывает стандартные шаги процесса планирования, в которых GTD может использоваться как с бумажными, так и с электронными инструментами.

Важно

В первой части дается общая картина, содержится краткий обзор системы и объяснение, в чём заключается её уникальность и актуальность, а затем даётся описание самих методов в сжатой и доступной форме.

Во второй части рассказывается, как применять принципы системы. Это ваша личная практика пошагового применения описанных моделей в повседневной жизни.

В третьей части описаны ещё более тонкие и значительные результаты, которых вы можете достичь, сделав эти методы и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Как говорит сам автор, «Методология GTD является дорожной картой, как достичь положительной, расслабленной концентрации внимания, которая характеризует наиболее продуктивное состояние». Аллен подчеркивает, что человек, правильно использующий описанную им методологию, никогда ничего не упустит, будет иметь систему для быстрого и верного выбора следующих действий.

Это позволит избавиться от огромной доли стресса. Кроме того, читатель не только научится, но и полюбит планировать свою жизнь, обретет контроль над проектами и научится концентрироваться на результате. В заключении автор советует вернуться к изданию через несколько месяцев, это позволит найти моменты, упущенные при первом чтении.

Что, на мой взгляд, может иметь смысл с любым изданием подобной тематики.

Эту книгу можно рекомендовать и занятым менеджерам, и любому человеку, который сталкивался с горой неразрешенных проблем, начиная от покупки продуктов и оплаты кредита, заканчивая днем рождения тети или возможными изменениями в стратегии компании, в которой работает. Добавлю, людям, уже давно изучающим тему тайм-менеджмента, книга может показаться скучноватой (и «воды» в ней действительно много), но новичкам, только-только познающим искусство организации своего времени, книга точно пригодится!

Источник: http://green-lifestyle.ru/getting-things-done/

Ссылка на основную публикацию